ものづくり補助金は採択後の流れが重要！交付申請や業務実績報告、精算払請求とは？

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ものづくり補助金が採択された後は、以下の流れで対応する必要があります。

1.交付申請
2.補助事業開始
3.業務遂行状況報告
4.業務実績報告
5.精算払請求

ものづくり補助金では補助事業に取り組んで報告を済ませないと、補助金を受け取れません。
それぞれ必要書類やルールなどがあるため、内容を理解して適切に対応しましょう。 

※参考：ものづくり・商業・サービス生産性向上促進補助金【補助事業の手引き】(14次締切)

交付申請をするには「事業計画書等一式」と「事業計画書等一式2」を提出する必要があります。
ここでは、交付申請に必要な「事業計画書等一式」と「事業計画書等一式2」について解説します。

「添付する必要書類」事業計画書等一式

事業計画書等一式とは、ものづくり補助金の申請時に送信したファイルのことです。
ものづくり補助金の申請に使用したJグランツにログインし、ファイルをダウンロードして確認しましょう。
必要があれば、修正を加えても構いません。
たとえば、申請時から経費の一部の金額が変わった場合は、正しい金額に修正してから提出してください。
事業計画書等一式として提出する書類の種類は、以下のとおりです。

・補助事業計画書
・会社全体の事業計画書
・実績説明
・経費明細表
・労働者名簿一覧
・その他事業実施場所
・補助事業計画書別紙

事業計画書等一式の書類がすべてそろっていることを確認したら、Zipファイルにまとめましょう。ファイル名は「申請内容ファイル_（会社名）」とします。

「添付する必要書類」事業計画書等一式2

事業計画書等一式2には、見積書をまとめて提出します。
事業計画書等一式とは異なり、新しく作成して提出しなければなりません。
見積書は、経費の種類ごとに用意する必要があります。
相見積もりが必要なため、早めに各業者へ連絡して手配してください。
事業計画書等一式2はZipファイルにまとめ、ファイル名を「申請内容ファイル2_（会社名）」としましょう。

交付申請が済んだら、補助事業を開始します。事業計画に記載した発注、納品、支払い、効果検証は、すべて補助事業の期間内に対応しなければなりません。1つでも対応漏れがあれば補助金を受け取れなくなる恐れがあるため、よく確認したうえで計画を進めましょう。

補助事業開始後に対応する必要がある内容の詳細については、以下で詳しく解説します。

補助事業開始後に補助事業者が実施すべきこと

補助事業を開始したら、申請したとおりシステムや機械を発注しましょう。事前に発注すると補助金の対象から外れるため、注意してください。システムや機械の納品時は「補助事業の手引」を確認して検収作業をします。具体的には、補助対象物件受払簿を作成したり、購入した物品や送付伝票などの写真を撮影したりする必要があります。

また、システムや機械の代金の支払いは銀行振込で行い、銀行振込受取書を保管します。その後、承認された事業計画に沿って補助事業に取り組みましょう。同時に、補助金の活用による効果検証を進めます。なお、購入したシステムや機械は、事前に申請した保管場所で適切に保管する必要があります。

概算払いが必要なら概算払い請求を行いましょう。事務局から中間監査の依頼があった場合は、指示に従って対応してください。

計画変更は事務局の承認が必要

ものづくり補助金の交付決定後に計画を変更するには、事務局の承認を得る必要があります。たとえば、申請していた補助対象の経費の総額が想定よりも高額になる場合が該当します。また、Jグランツに登録済みのメールアドレスを変更したい場合も、必ず事務局の承認を得なければなりません。

補助事業期間は最長で10か月間と長期にわたるため、計画を変更せざるを得ないケースもあるでしょう。変更が必要になった時点で速やかに事務局へ相談し、承認を得るための手続きをしてください。

業務遂行状況報告は、どのように行えばよいのでしょうか。
ここでは、業務遂行状況報告の詳細について解説します。

交付決定から約3か月後に事業者が途中経過を事務局に報告

交付決定後、約3か月後に事務局に対して中間報告を行う必要があります。中間報告では、事業の進捗状況をまとめる必要があります。申告した事業計画どおりに進んでいる場合は、その旨を報告しましょう。経費の変更や事業の遅れなどがあれば、それらについて記載しなければなりません。中間報告のタイミングになると事務局から連絡がくるため、連絡を受けたら期限までに内容をまとめて書類を提出しましょう。

中間監査で現地調査されるケースがある

場合によっては、事務局の担当者が現地に出向いて中間監査を行うケースもあります。中間監査は抜き打ちで実施されるため、いつ対象になっても対応できるようにしておきましょう。具体的には、補助事業を実施している場所を整理整頓しておくことが大切です。

中間監査では、購入したシステムや機械とともに、発注書や納品書などを見せてほしいと依頼されるパターンもあります。そのため、すぐに状況を説明できるよう、物品や書類を適切に管理しておかなければなりません。中間監査はいつどの事業者に対して行われるか分からないため、いつでも対応できるようにしておきましょう。

業務実績報告とは、補助事業の完了を事務局へ報告する手続きです。
業務実績報告は「A_費目共通フォルダ」「B_費目別フォルダ」の2つに分かれています。「A_費目共通フォルダ」には実績報告書と出納帳、「B_費目別フォルダ」には各経費に関する書類を入れましょう。それぞれに入れる書類の詳細については、以下で解説します。

A_費目共通フォルダと中に入れる書類一覧

「A_費目共通フォルダ」は、さらに「A-1_実績報告書」と「A-2_出納帳」のフォルダに分かれています。それぞれに入れる書類についてまとめると、以下のとおりです。

全6点の書類をそれぞれ該当するフォルダに分けて入れる必要があるため、間違いがないか確認しながら作成しましょう。

B_費目別フォルダと中に入れる書類一覧

「B_費目別フォルダ」は、以下の7つのフォルダに分かれています。

・B-1_機械装置・システム構築費
・B-2_技術導入費
・B-3_専門家経費
・B-4_運搬費
・B-5_クラウドサービス利用費
・B-6_原材料費
・B-7_外注費

支払った経費の分類ごとにフォルダを作成しましょう。各フォルダには、それぞれ以下の書類を入れる必要があります。

・見積書依頼書
・見積書
・相見積書書
・注文書
・受注書
・納品書
・請求書
・振込依頼書

経費の種類や数が多いほど書類も増えるため、不備が発生しないよう細心の注意を払ってフォルダを作成してください。

承認されると補助金の振込手続きへ

実績報告をすると確定検査に入ります。
確定検査で承認されれば、精算払請求が可能です。

精算払請求とは、補助金の振込手続きのことです。
確定検査の承認後に、Jグランツから精算払請求ができるようになります。
Jグランツで入力する項目をまとめると、以下のとおりです。

・補助金精算払請求額
・補助金交付決定額
・補助金確定額
・概算払受領済額
・精算払請求額

正しく入力できるよう、それぞれの額について確認できる資料を手元に用意しておきましょう。
ここまで解説してきたとおり、ものづくり補助金は採択後もさまざまな書類作成や手続きが必要です。
適切に対応するためには、申請代行業者への依頼も選択肢の1つとなります。 

※参考：Jグランツ公式サイト

ものづくり補助金では、採択後もさまざまな書類作成や手続きがあります。
補助金を着実に受け取るためには、それぞれについて適切に対応しなければなりません。
詳細を確認し、すべてに漏れなく対応できるようにしましょう。

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